關(guān)于 各輪加強(qiáng)船員證書管理的通函
致 公司各輪船長
近期公司某輪在青島港辦理離境手續(xù)時，邊防人員發(fā)現(xiàn)其中一本海員證的頭像出現(xiàn)部分污損，拒絕給該船員辦理出境手續(xù)，給船東和管理公司造成工作的極大被動，最后盡管經(jīng)過船東和管理公司的共同努力最終放行，但此事對我們對船員證書的管理和監(jiān)控敲響了警鐘，對船員證書進(jìn)行規(guī)范管理提出了要求。
為了防止類似證書污損、證書不滿足最低配員標(biāo)準(zhǔn)或證書過期等證書管理方面不符合項(xiàng)在我船隊(duì)的再次發(fā)生，公司要求建議如下：
1 針對此案例，要求各輪對船舶現(xiàn)有海員證（特別是照片部分）及其他所有證書進(jìn)行檢查，確保狀況良好，如有損壞跡象，請及時拍照發(fā)至公司申請換新；
2 公司證件部、船員部負(fù)責(zé)做好管理證書的第一道防線，在計劃派員前，對船員所有的證書進(jìn)行檢查核對，確保所有證書有效且狀態(tài)良好（一般要求證書有效期不低于1年）；
3 船員或船員代表在上船前對上船船員的所有證書進(jìn)行全面核查，確保所有證書齊全有效，無遺漏或錯領(lǐng)；證書無破損；個人簽字部分已簽署；服務(wù)薄資歷部分已封閉，核實(shí)無誤后在證書交接清單上簽字確認(rèn)；
4 接班船員上船，第一時間把個人所有證書交船長，船長應(yīng)對所有證書進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)其證書齊全有效，滿足STCW公約和船旗國的要求，并及時完成服務(wù)薄資歷的填寫, 包括在船船員提職人員；同時，要求換員后或在船船員證書更新后及時更新船員名單和INVENTORY OF SHIPBOARD PERSONNEL DOCUMENT 發(fā)至公司；作為船舶證書和船員證書的管理責(zé)任人，船長有責(zé)任確認(rèn)在船船員證書的符合性和有效性，船長應(yīng)在每次抵港前或至少每三個月核查一次證書的有效性，證書到期之日前至少3個月向公司報告申請換新；
5對于某些對船員證書有特殊要求的國家或政府，（像印度尼西亞要求護(hù)照或海員證有效期不低于6個月等），船長要及早通過當(dāng)?shù)卮砹私夂褪占嘘P(guān)的信息，如有必要，及早報告管理公司，及時采取有效措施，避免造成不必要的麻煩；
6 在船期間，船員證書要統(tǒng)一集中存放在陰涼、安全和防火的處所，既要防止無關(guān)人員隨意查看取用，又要防止證書受潮、過渡積壓或高溫火災(zāi)等，同時保證在意外緊急事故下能迅速取走全套證書；
7 要求各輪備有所有船員證書的整套復(fù)印件或掃描件，任何人員借用證書，均需出具書面的收據(jù)，離港前船長要核對并確保所有外借證書已交還；
8 船員離職時，船長要如實(shí)填寫服務(wù)薄，同時把離職船員的所有證書整理收集好，并列清單交離職船員或公司代表核對簽收；
各輪收到該通告后，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和體會其中的內(nèi)容并嚴(yán)格執(zhí)行。
天津市惠通海員管理服務(wù)有限公司
2015.08.04
